Piloter par la valeur grâce aux bonnes pratiques OKR

L'efficacité ne se limite pas aux coûts, à la qualité et aux délais. Pour donner la priorité à ce qui compte, il faut inclure la valeur. Mais qu'est-ce que la valeur ? Comment la définir ?

On a cherché pour vous : la valeur est bel et bien partout !

Et c'est bien problématique. Car si tout peut avoir de la valeur, alors, par extension, tout peut être ou devenir prioritaire.Pour éviter ce phénomène, nous avons nommé : la stratégie ! C'est elle qui a pour but de définir ce qui a de la valeur et ce qui n'en a pas (au regard des ambitions de l'organisation). Et les OKR sont là pour clarifier les enjeux stratégiques en les déclinant en objectifs concrets, mesurables et surtout, pilotables dans le temps !

À ce stade, vous vous demandez peut-être en quoi les OKR diffèrent des objectifs SMART.

Pour moi, la principale contribution des OKR est d'intégrer les objectifs dans un processus de communication et de suivi clair. D'une certaine manière, il garantit que vos objectifs prennent vie dans vos actions.

Cet article ne porte pas sur les OKR, mais sur la manière dont vous pouvez utiliser certaines des méthodes pratiques des OKR non seulement pour rédiger de bons objectifs, mais aussi et surtout pour embarquer vos équipes dans une aventure collective grâce à ces objectifs. 

Avant de vous présenter les 7 meilleures pratiques clés, voici un petit rappel : Les objectifs impliquent des actions. Cela signifie qu'un objectif qui n'est pas lié à une initiative, un projet, des tâches... n'est pas un objectif. C'est un souhait qui a toutes les chances de rester inassouvi.

1. Démarrer avec une stratégie

Aussi simple que cela puisse paraître, il est fréquent qu'une équipe n'ait pas d'objectifs. Les raisons en sont multiples. La plupart des situations que j'ai observées sont le résultat de mauvaises interactions.

Le désalignement des parties prenantes, l'accélération des demandes et la multiplicité des priorités à traiter en même temps conduisent à un abandon silencieux de la stratégie et d'une communication saine. Et lorsque vous n'avez plus de stratégie, vous vous retrouvez avec une priorisation impossible. Et paf, on arrive au syndrôme TBTI (To busy to Improve)

Si vous vous trouvez dans une situation similaire, arrêtez le train et prenez le temps de vous poser, des questions fondamentales sur votre vision, votre mission et de définir les principaux objectifs que vous souhaitez atteindre. Sans cela, il sera difficile d'infléchir la dynamique.

2. Les objectifs en tant qu'outil collectif

Les objectifs ne sont pas seulement un outil de gestion ou de management. C'est également un outil d'alignement et de motivation de l'équipe.

Pour ce faire, il y a deux étapes principales.

1. La première concerne la co-création.

   Réunir certains membres de votre équipe autour de la table de définition des objectifs garantit la précision des objectifs possibles à atteindre et l'engagement de votre équipe à les suivre de près à l'avenir ! Il est naturellement plus simple de défendre des objectifs pour lesquels on a participé à la construction que d'objectifs descendants vécus comme une contrainte supplémentaire.

   
   

2. La deuxième étape est la communication.

   Même si vos objectifs ont été élaborés en commun, vous n'aurez pas nécessairement tous les membres de votre équipe sur le terrain. Dans ce cas, il vous incombe, en tant que chef d'équipe, de partager la copie de vos objectifs et de vous assurer que chacun les comprend et sait comment il peut y contribuer.

   Vous ne pouvez pas attendre des individus et d'un collectif qu'ils atteignent un objectif s'ils ne savent pas de quoi il s'agit et pourquoi il est important.

   
   

3. Ne m'oubliez pas !

Ce qui compte dans la démarche c'est l'engagement sur le long terme. Il arrive que nous définissions des objectifs, que nous les communiquions à notre équipe et que nous nous rendions compte ensuite que nous les avons perdus de vue. C'est ce que nous voulons éviter avec les OKR.-> Prenez l'image d'un régime. Le succès d'un régime tient à sa constance. Ce n'est pas parce que vous avez mangé une salade une fois que cela aura de l'impact sur le long terme. Il faut envisager des salades, beaucoup d'entre elles et sur une période longue ! Les objectifs c'est pareil. Il ne s'agit pas de les définir une fois mais plutôt de les reprendre le plus souvent possible pour ne pas dévier !

Les OKR sont très proches des cadres d'animation agiles. Ils ont besoin de moments dédiés réguliers pour faciliter le suivi et la priorisation opérationnelle alignée.

→ Vous avez déjà des rituels d'équipe ?

C'est parfait ! Utilisez-les pour revoir vos objectifs.

→ Vous n'avez pas de rituels ?

C'est l'occasion d'en créer un !

Et même si vous travaillez sur vos objectifs lors d'une cérémonie spéciale, cela ne vous empêche pas d'en parler TOUT LE TEMPS.

4. L'appropriation

Vous pouvez introduire n'importe quel processus dans une organisation, mais si vous n'avez pas de personnes dédiées qui s'approprient spécifiquement la question, les chances de succès sont faibles.

Il est essentiel d'identifier le rôle et la responsabilité nécessaires pour maintenir votre processus de développement et d'alignement afin d'éviter de perdre silencieusement le fil de vos objectifs.

Les OKR ont trois rôles principaux :

• Le sponsor : incarné par le leadership. Son rôle est d'initier et de soutenir le changement.

• L'OKR Champion : un rôle transversal qui aide à définir et à maintenir un rythme de suivi.

• Le KR owner : responsable de la mise à jour d'une cible spécifique et de la promotion d'une priorisation alignée. (Attention, il n'est pas responsable de l'atteinte de l'objectif, c'est le collectif qui l'est.)

5. Assurer votre évolution

L'approche OKR transforme un objectif en véritable GPS du changement. Vous évaluez votre situation actuelle pour connaître votre point de départ, puis vous définissez un objectif cohérent. Tout au long de la vie de votre objectif, vous mesurez votre progression entre votre point de départ et votre objectif.

Mesurer présente de nombreux avantages :

• Vous avez une définition précise de ce qui est fait.

• Vous faites un lien concret entre ce que vous faites et le résultat attendu.

• Vous pouvez adapter votre stratégie opérationnelle si vous n'êtes pas satisfait de ce que vous atteignez, développant ainsi une priorisation véritablement agile.

• Vous saurez quel effort supplémentaire vous devez fournir pour atteindre votre objectif.

6. Célébrez le succès (souvent)

Votre vision et votre mission s'inscrivent dans le long terme, ce qui rend difficile l'évaluation des progrès accomplis.

Lorsque vous travaillez avec des OKR, vous introduisez des objectifs intermédiaires. La plupart des OKR opérationnels ont une durée de vie trimestrielle. Il s'agit de la combinaison de vos buts trimestriels qui vous rapprochent de votre vision.

Vous restez ainsi concentré sur ce qui compte le plus à court terme. Assurez une évolution continue et définissez des objectifs agiles.

Puisque vous avez besoin de vos objectifs pour unir votre collectif, prenez l'habitude de célébrer vos grandes victoires chaque trimestre. Croyez moi, vu le contexte ambiant, nous avons tous besoin d'une célébration :)

7. Viser l'impact

C'est la partie la plus difficile de la définition des OKR : comment viser l'impact plutôt que la production ?

Dire que nous devons mettre en place une nouvelle fonctionnalité dans notre application relève d'un objectif de production.Pour aller chercher un impact, nous poserons d'autres enjeux que la création d'un outil ou d'un service.

• Cette nouvelle fonctionnalité a-t-elle un impact visible sur la satisfaction de nos utilisateurs ?

• Est-elle utilisée ?

Pour obtenir un impact, il ne suffit pas de fournir une nouvelle solution. Il s'agit de la produire et de l'améliorer jusqu'à ce qu'elle remplisse l'impact recherché.

Retour sur un exemple de gourmand : Disons que j'ai invité des amis à dîner et que je leur prépare ma spécialité : les lasagnes. Fondamentalement, que j'utilise ma recette secrète ou celle de n'importe quel site de fans de lasagnes importe peu. Ce qui compte c'est de passer un bon moment et que mes invités aiment mes lasagnes.

Plus important encore, si vous recherchez l'impact, cela donne à votre équipe plus d'autonomie pour décider des meilleures mesures à prendre. C'est le principe fondamental du Lean. Ce sont les opérations qui savent le mieux !

Et même si vous n'obtenez pas tout l'impact escompté, vous obtiendrez bien plus que si vous vous étiez contenté de viser une production ou un projet.

Conclusion

Améliorer votre stratégie et faire de vos objectifs une habitude saine ne peut que vous aider à vous orienter vers la valeur.

Et ce faisant, cela facilitera votre capacité à hiérarchiser et à déprioriser vos actions.

Bien entendu, n'essayez pas de mettre en œuvre toutes ces pratiques en même temps, mais plutôt étape par étape, en améliorant continuellement la façon dont vous pratiquez et vous vous concentrerez sur votre objectif.

Et n'oubliez pas : aucune situation n'est trop impuissante pour éviter d'améliorer vos objectifs afin d'atteindre votre stratégie. Et vous pouvez commencer dès aujourd'hui !